قاعدة البيانات هي كتالوج للمعلومات. يتم تنظيم البيانات وفقًا للقواعد المقبولة عمومًا. دفاتر الهاتف أو القواميس هي أبسط الأمثلة لقواعد البيانات. مع تطور تكنولوجيا الحوسبة ، أصبحت قواعد البيانات أكبر وأكثر تعقيدًا.
فهم قواعد البيانات
قاعدة البيانات هي أداة لجمع وتنظيم المعلومات. يمكن أن تحتوي على بيانات حول الأشخاص والمنتجات والشؤون المالية والمزيد. يبدأ بناء القاعدة بقائمة بسيطة أو جدول بيانات. بمرور الوقت ، تنمو هذه القائمة ، ويبدأ التكرار والتناقضات في الظهور في البيانات. يصبح من الصعب التفكير فيهم كقائمة. بمجرد أن تبدأ هذه المشكلات في الظهور ، من الأفضل تحويلها إلى قاعدة بيانات باستخدام نظام إدارة قواعد البيانات (DBMS). يعد Microsoft Office Acess أحد أفضل المنتجات في هذا المجال ، والذي يجمع بين المرونة وسهولة الاستخدام والواجهة سهلة الاستخدام.
الجداول
يبدو الجدول الموجود في قاعدة البيانات كجدول بسيط حيث يتم تخزين البيانات في صفوف وأعمدة. نتيجة لذلك ، من السهل عادةً استيراد جدول عادي إلى قاعدة بيانات. يتمثل الاختلاف الرئيسي بين جدول البيانات وقاعدة البيانات في مستوى تنظيم المعلومات.
كل صف في الجدول يسمى سجل. يتم الاحتفاظ بأجزاء مختارة من المعلومات في السجلات. كل واحد منهم يتكون من حقل واحد أو أكثر. الحقول مماثلة للأعمدة في الجدول. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء جدول يسمى "الموظفون" ، حيث يحتوي كل سجل (صف) على البيانات الشخصية للعامل (الاسم الأول ، الاسم الأخير) ، ويعطي كل حقل (عمود) معلومات عنه (العنوان ، وما إلى ذلك). يجب تعيين الحقول كنوع معين من البيانات ، سواء كانت نصية أو تاريخًا أو وقتًا أو رقمًا أو أي نوع آخر من المعلومات.
نماذج
يشار إلى النماذج أحيانًا باسم "شاشات إدخال البيانات". هذا هو نوع الواجهة المستخدمة للعمل مع بياناتك. تحتوي النماذج غالبًا على أزرار أوامر تؤدي وظائف مختلفة. من الممكن تمامًا إنشاء قاعدة بيانات بدون استخدام النماذج عن طريق تحرير بيانات الإدخال في الجداول المرجعية. ومع ذلك ، تستخدم معظم قواعد البيانات نماذج لعرض الجداول وإدخالها وتعديلها.
استفسارات
تعد الاستعلامات بمثابة حصيلة عمل حقيقية لقاعدة البيانات ويمكن أن تخدم العديد من الوظائف المختلفة. كان التطبيق الأكثر شيوعًا هو استرداد بيانات محددة من الجداول. عادة ما يتم نشر المعلومات التي يرغب المستخدم في تلقيها على عدة جداول. تتيح لك الاستعلامات عرض جميع الجداول في نفس الوقت وعرض نتيجة البحث على الشاشة. بالإضافة إلى ذلك ، تسمح لك الاستعلامات بإضافة معايير تقوم بتصفية البيانات لاستعلام معين.
التقارير
تستخدم التقارير لتلخيص وتقديم البيانات في الجداول. يمكن تحرير كل تقرير لتقديم المعلومات بتنسيق مختلف. يمكن إنشاء التقرير في أي وقت وسيعكس الحالة الحالية لقاعدة البيانات.
وحدات الماكرو
وحدات الماكرو في Access مماثلة للغة البرمجة المستخدمة لإضافة وظائف قاعدة البيانات. على سبيل المثال ، عند إرفاق ماكرو بأحد الأزرار في نموذج ، سيتم تنفيذه عند النقر فوق هذا الزر. تحتوي وحدات الماكرو على إجراءات لأداء مهام محددة ، مثل إنشاء تقرير أو تنفيذ استعلام أو تصحيح المعلومات. يمكن أتمتة معظم عمليات قاعدة البيانات اليدوية باستخدام وحدات الماكرو. هذا يوفر الكثير من وقت الكمبيوتر والموارد.
