أصبحت مسألة الحاجة إلى إنشاء أرشيف إلكتروني في المؤسسة أكثر إلحاحًا. وهذا ليس من قبيل الصدفة ، لأن إدخال تقنيات المعلومات الجديدة لا يضمن فقط سلامة الوثائق وموثوقيتها ، بل يقلل أيضًا من وقت البحث عنها ، ويسمح أيضًا ، إذا لزم الأمر ، للعديد من الموظفين بالوصول إلى نفس البيانات في وقت واحد.
تعليمات
الخطوة 1
يتضمن إنشاء أرشيف للوثائق الإلكترونية عدة مراحل. في البداية ، قم بشراء البرامج المرخصة وتثبيتها على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالشركة.
الخطوة 2
قم بإعداد المستندات ، أي تنظيمها ، وتحديدها وفقًا للهيكل الحالي لتداول المستندات في مؤسستك. على وجه الخصوص ، في هذه المرحلة ، سوف يحتاجون إلى التسجيل ، وفرزهم حسب العمر الافتراضي ، وإزالة المواد الغذائية الأساسية والدبابيس من الأوراق غير المخيطة.
الخطوه 3
الخطوة التالية هي رقمنة المستندات أو مسحها ضوئيًا. يتم تنفيذه على معدات تقنية تدعم بالضبط نوع وشكل المستند المستخدم في هذه المؤسسة. في هذه المرحلة ، تحقق من جودة نسخ المستندات ، إذا لزم الأمر ، قم بمسحها ضوئيًا مرة أخرى.
الخطوة 4
التالي هو مرحلة تحويل (تحويل) المستندات إلى تنسيق يلبي مفهوم معايير التخزين والإنتاج الخاصة بهم ، ثم مرحلة الفهرسة ، أي "التنازل" عن الكلمات الرئيسية لكل وثيقة للبحث اللاحق عن المعلومات الضرورية أو إنشاء قاعدة بيانات النص الكامل.
الخطوة الخامسة
في نهاية العمل على إنشاء أرشيف إلكتروني ، اضبط الإعدادات (حق الوصول ، الحق في تغيير المستندات) وقم بتدريب موظفي المنظمة.
