تسجيل وثيقة واردة هو تثبيت لحقيقة استلام وثيقة في المنظمة. سواء كان مستندًا ورقيًا أو إلكترونيًا ، يجب تخصيص رمز تسجيل وملاحظة عند استلامه في استمارات التسجيل. هذا ضروري للتحكم في تنفيذ الوثائق وتسهيل البحث عن المعلومات اللازمة.
ضروري
- - كمبيوتر متصل بالإنترنت ؛
- - متصفح.
تعليمات
الخطوة 1
قم بتشغيل برنامج "SB Incoming Documents" لتسجيل المستند الوارد. انقر فوق الزر "إضافة" لإضافة المستند. حدد الأمر "مستند جديد" ، وقم بتعيين رقم تسلسلي للبطاقة. املأ الحقل "باسمه" ، افتراضيًا يكون هذا هو مدير المؤسسة ، إذا كان مستلم المستند مختلفًا ، انقر فوق الزر الموجود على يمين الحقل وأضف عنصرًا آخر إلى الدليل ، على سبيل المثال ، نائب المدير. اختر موضوعًا للمستند ، وأضفه أولاً إلى الدليل. انقر فوق السهم الأسود ، في سطر فارغ ، أدخل موضوع المستند. انقر فوق الزر "إغلاق" ، ثم حدد الموضوع الذي تم إدخاله في الحقل.
الخطوة 2
قم بتعيين رمز للمستند لاستكمال فهرس التسجيل ، ثم قم بتعيين تاريخ استلام المستند ، ويجب وضعه على المستند الوارد ، ثم تعيين رقم المستند الوارد ، كما يجب تدوينه في المستند نفسه. بعد ذلك ، انقل التاريخ والرقم من المستند الوارد. يمكن تسجيل مستند وارد من فرد ، انقر فوق الزر "فرد" وأدخل بيانات عنه.
الخطوه 3
املأ الحقل "من" لتسجيل المستند الوارد. انقر فوق السهم الأسود وأضف المرسل إلى الدليل ، أو حدد واحدًا موجودًا في هذا الحقل. بعد ذلك ، قم بملء حقل "الوصف الموجز والحل". أدخل هنا جوهر المستند ، بالإضافة إلى دقة الرأس (ما يجب القيام به ، وفي أي إطار زمني). املأ الحقل "لمن يتم إرساله" ، فهذا سيسهل مزيدًا من التحكم في تنفيذ المستند. املأ هذه المعلومات من قرار المدير. أكمل حقل من قام أولاً بإضافة المسؤول إلى الدليل المناسب. حدد تاريخ الاستحقاق في الحقل المناسب. سيسمح هذا للبرنامج بتذكيرك بالموعد النهائي القريب لتنفيذ المستند. املأ تاريخ استحقاق المستند. قم بتحميل المستند إلى النظام بالنقر فوق الزر "تصفح". انقر فوق الزر "حفظ" لإكمال تسجيل المستند الوارد.
الخطوة 4
قم بتشغيل برنامج بديل لتسجيل المستند الوارد. تتضمن برامج إدارة المستندات الإلكترونية تسلسلًا مشابهًا للإجراءات مع تسجيل المستندات الواردة. استخدم برامج مثل "Office Work" و "Euphrates" و "Business".
