تسمية الحالة هي قائمة مرقمة لعناوين القضايا التي يتم حفظها داخل المنظمة. وفقًا لهذه الوثيقة ، يتم تنفيذ جميع الأعمال المتعلقة بتوثيق المؤسسة. إنه يعكس وقت تخزين مستندات معينة وأي قسم مسؤول عن أي وثائق.
ضروري
- - معرفة العمل المكتبي.
- - قائمة نموذجية للمستندات مع فترات التخزين.
تعليمات
الخطوة 1
اتخاذ قرار بشأن تطوير التسمية ، يجب أن يتم ذلك باستخدام ترتيب المنظمة. في ذلك ، حدد من الذي يجب أن يقوم بالتسمية ، وتحت قيادته وفي أي إطار زمني. بعد ذلك ، وضح نطاق العنصر. لإنشاء تسمية فردية ، يمكنك استخدام واحدة تقريبية ، ويمكن تجميعها لمجموعات من المنظمات التي هي جزء من نفس النظام. ضع في اعتبارك هيكل مؤسستك عند صياغة هذه الوثيقة.
الخطوة 2
حدد مخطط التصنيف الذي سيتم على أساسه بناء التسمية. ذلك يعتمد على هيكل المؤسسة. إذا كان مستقرًا بدرجة كافية ، فاختر مخطط كتلة للتسمية. إذا كان يتغير بشكل متكرر ، فاختر مخطط الإنتاج الوظيفي. في الحالة الأولى ، ستتوافق أقسام التسمية مع أسماء الأقسام الهيكلية للشركة. يجب أن يكون تسلسل موقعهم مشابهًا لجدول التوظيف. في الحالة الثانية ، استخدم وظائف أو اتجاهات أنشطة المنظمة كأقسام عند وضع تسمية شؤون الشركة.
الخطوه 3
صياغة عناوين القضايا. يجب أن يكون العنوان واضحًا وموجزًا ويفصح عن الهيكل والمحتوى الرئيسيين لوثائق الحالة. يتضمن أيضًا توضيحًا لمحتوى القضية ومعلومات حول الأصالة ونسخ المستندات. لا تستخدم كلمات تمهيدية وعبارات معقدة وصياغة غير محددة في العناوين.
الخطوة 4
عند تجميع قائمة العناوين ، استخدم العلامات التالية: الاسمية (نوع الوثيقة) ، المؤلف ، المراسل ، الترتيب الزمني (وقت الإنشاء) ، الموضوع-السؤال ، الجغرافي.
الخطوة الخامسة
تحديد فترات الاستبقاء للحالات ، لهذا استخدم قائمة قياسية لوثائق الإدارة. أكمل تصميم التسمية ، يجب أن يبدو النص نفسه كجدول ، ضع ختم الموافقة على صفحة العنوان.
